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odoo V 12 Dokument Management System DMS
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Ohne Dokument Management System DMS: überall viel Papier, verlorene
Dokumente, Zeitverschleiss, Ineffizienz
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Warum sollten Sie ein Dokument Management System DMS verwenden? Die
Menge an Papier vermindern, präzise und gültige Informationen verwalten und
auffindbar machen, eine Vielzahl an Dokumenten sauber und effizient verwalten,
schnelle Verarbeitung von vielen Dokumenten in verscheidenen Formaten, das voll
in odoo Standardfunktionalität integrierte DMS nutzen.
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Konzept und Vorteile von odoo V 12 Dokument Management System DMS:
Verzeichnisse für individuelle Arbeitsumgebung beinhaltend persönliche
Dokumente mit Tags, Aktionen, Benutzerrechte mit Gruppen für Dokumentzugriff,
Guidelines (Beschreibungen).
00:06:48
Tags: Kennzeichnung von Dokumenten und Verzeichnissen, steuern
Aktionen, Tags auf Verzeichnissen, verwaltbar in Verzeichnissen
00:07:18
Aktionen: Konfiguration von Workflows (Arbeitsabläufen), verfügbar auf
Dokumententyp und Tags, Workflows wie Kontakt, Dokument-Besitzer setzen,
Dokument in Verzeichnis verschieben, kombinierbar mit Aktivitäten
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Dokumente teilen und beziehen: Schnellbezug oder normaler Bezug,
Download und Upload, Aktivitäten
00:09:30
Demo: odoo Dokument Management System DMS Dashboard, automatisch
erstelle Vorlageverzeichnisse, neue eigene Verzeichnisse erstellen, bestehende
Verzeichnisse ändern und umkonfigurieren, Tags auf bestehenden Verzeichnissen
verwalten und anzeigen, Verzeichnisse mit Dokumenten darin anzeigen, Klick für
Voransicht eines Dokumentes, rechte Spalte: Tags erstellen, setzen, Kontakt
oder Dokumenteneigner setzen auf Dokument, eine Beschreibung eines
Verzeichnisses verfassen
00:11:21
Eine E-Mailadresse setzen für ein Verzeichnis, Dokumente aus einem
Verzeichnis senden oder in einem Verzeichnis empfangen, Dokumente finden
basierend auf Name, Tags, indexiertem Inhalt, Dokumenteneigner, einzelne
Dokumente oder mit Shift-Klick mehrere Dokumente auf einmal auswählen
00:12:45
Aktionen, Dokumente im Entwurf (Status), jemand im Unternehmen muss
Dokument validieren, Aktion wählen, Dokument validieren, Standard
Vorgabe-Aktionen, eigene Aktionen erstellen und konfigurieren
00:13:48
Dokumente in ein bestimmtes Verzeichnis hochladen per Drag and Drop,
mit dem Button "Upload" für das Hochladen von mehreren Dokumenten, Google Drive verknüpfen oder zu externen Dokumenten verlinken
00:15:34
Ein Signatur-Template kreieren, eine eigene, individuelle Aktion
konfigurieren (im HR Verzeichnis als Beispiel), Aktionen können mit Tags verknüpft
werden - Aktion erstellen: Signatur-Template erstellen, Aktion konfigurieren -
Aufgabe, Zeit bis Ausführung, Verantwortlicher, Weiterleitung zu Signature-App
in odoo, Dokument signieren (unterzeichnen)
00:18:12
Projektmanagement: Dokumenten-Workflow, eine Projektaufgabe erstellen
und mit Aktion verknüpfen in einem neuen oder bestehenden Projekt
00:19:11
Lieferantenrechnungen scannen in einem einzigen Dokument speichern,
aufteilen in einzelne Dokumente oder zu einzelnen Seiten im odoo V12 Dokumenten
Management, ein Template erstellen für die Lieferantenrechnung, von mehreren
Lieferantenrechnungen gleichzeitig die Kreditorrechnungen in odoo Finanzen
erstellen lassen
00:20:45
Dokumente (Files) sperren für andere Benutzer, andere können diese
Dokumente nicht mehr bearbeiten, ersetzen, löschen oder archivieren
00:21:17
Dokumente mit externen Personen wie Interessenten, Kunden oder
Lieferanten austauschen - den Chatter (Verlauf) im odoo V12 Dokumenten
Management nutzen: eine Notiz oder Nachricht speichern, eine E-Mail
versenden/empfangen
00:21:53
Dokumente archivieren, Dokumente wieder finden mit Hilfe von Filtern,
Tags und Dokumente wiederherstellen aus Archiv oder Dokumente löschen
00:22:25
Dokumente mit externen Partnern teilen, externe Personen können
Dokumente herunterladen oder hochladen, eine E-Mail direkt in ein bestimmtes
Verzeichnis im odoo V12 Dokumenten Management senden, eine Aktion setzen, um
interne Benutzer zu benachrichtigen, wenn eine E-Mail eingegangen ist
00:23:43
Ein neues Verzeichnis erstellen (zum Beispiel für Training oder
Weiterbildung von internen Benutzern), mit schneller Verarbeitung: mehrere
Dokumente auf einmal hochladen, Tags für das Verzeichnis setzen (ein Tag oder
mehrere je Dokument möglich), Dokumente mit Hilfe von Tags finden